Изменение требований

Главное требование клиентов, которое пока не могут выполнить площадки Петербурга, — возможность проведения крупных форумов. С остальными запросами справиться проще: клиентов интересует чуть более  современное и мощное, чем прежде, оборудование, а также чуть более высокий,  чем прежде, уровень сервиса.

«Набор требований к конференц–площадкам города растет, то, что раньше было высоким уровнем, теперь считается  средним», — говорит генеральный директор PR–агентства Event Management Group Егор Клопенко.. Для мероприятий небольшого формата,  до 200 участников, проблемы с площадками нет. А вот для крупных мероприятий  есть всего несколько площадок, способных их принять на должном уровне.

«Специализированного конгресс–центра в настоящее время в Петербурге нет, поэтому существуют трудности в подборе помещений вместимостью от 2000 до 5000 участников, — подтверждает руководитель дирекции маркетинга, рекламы и PR компании «ЭкспоФорум–Интернэшнл» Евгения Лукашевич. — Оборудование для такого мероприятия организатору необходимо арендовать и устанавливать дополнительно». Эксперты надеются,  что ситуацию изменит открытие «Экспофорума», где крупнейший зал сможет  вместить до 10 тыс. участников.

«Часть требований за владельцев площадок приходится выполнять самим организаторам, — говорит Егор Клопенко. — Стандартное предложение — звук, проекторы, Интернет, кейтеринг, стойка регистрации, президиум. Услуги по логистике и регистрации организаторам, как правило, приходится брать на себя. Из новинок все чаще используются электронные  устройства для автоматической регистрации участников. Но сами площадки  такое оборудование не предоставляют. Диодные экраны — такая же редкость».

«В «средний» список требований также входят система кондиционирования, технический персонал, администрирование помещения, вариативность расстановки мебели под различные форматы мероприятия, Wi–Fi, оборудование  для синхронного перевода, гардероб и комплексная  уборка залов», — рассказывает Евгения Лукашевич.

«Необходимость сегодня — современное оборудование: для синхронного перевода, презентационное звукоусилительное, световое,  — констатирует руководитель конгрессных проектов ГК «Мономакс» Елена  Маргулис. — Желательно,  чтобы использование было возможно во всех точках  конференц–центра».

«Ждать сервиса сверх того, что может дать площадка по умолчанию, бесполезно, — отмечает Егор Клопенко. — Есть пятизвездочный сервис, есть трехзвездочный, а бывает полное отсутствие сервиса. Выбирая площадку, организатор  осознает, на что он идет».

«Новые пункты требований клиентов к конференц–площадкам — возможность проводить несколько мероприятий одновременно, — рассказывает Евгения Лукашевич.  — Увеличивается потребность в площадках для проведения масштабных мероприятий с наличием  большого зала, до 1500 человек, и 6–10 залов меньшего размера с возможностью  трансформации для проведения параллельных секций, а также помещений  для проведения сопутствующих мероприятий, концертов, гала–ужинов и т.д.» Появляются и новые технические пожелания. Растет  спрос на залы, где можно  вести интерактивный диалог, когда модератор передвигается по залу, включая  в беседу слушателей. Растет  спрос на системы видео–конференц–связи, документирования (аудио–и видеопротокол), на системы голосования.

«Самый распространенный новый запрос — выделенный интернет–канал, — рассказывают эксперты компании «Холидей  Инн». — Все чаще требуется оборудование для синхронного перевода и услуги переводчиков. Самое современное оборудование, например систему электронного голосования или конференц–систему микрофонов, спрашивают редко.  Требуется оборудование  того же типа, что раньше,  но более высокого уровня». «Есть и менее технологичные новые запросы,  — говорит Елена Маргулис. — Многие мероприятия проводятся при поддержке спонсоров. Должны  быть предусмотрены пространства, где будут размещены рекламные материалы, баннеры, экспозиционная зона, рабочая зона с возможностью организации видеотрансляций.  Необходимо продумать работу с прессой. На площадке должны быть места  для проведения брифингов  и пресс–конференций. Есть  и другие проблемные точки в самых простых вопросах. В помещениях должен  быть качественный ремонт,  а мебель — в хорошем состоянии. Нужно учитывать,  в каком состоянии находятся инженерные коммуникации, чтобы людям было  комфортно работать».

По оценкам экспертов, действующие площадки города удовлетворяют запросам клиентов и организаторов на 30–40 %. Часть проблем будет решена с вводом  в действие «Экспофорума»,  но туда переедут крупные  и не слишком бюджетные  мероприятия.  

Коментарий эксперта: Сергей Лазуткин, генеральный директор ООО «Прокси Центр»

Первое и главное требование  к месту проведения мероприятий — соответствие площадки формату мероприятия,  то есть наличие необходимых коммуникаций, соответствие нормам без опасности, возможность застроить площадку исходя  из концепции мероприятия. Затем — местоположение. И, наконец (как ни странно, это можно назвать требованием), важной составляющей является желание собственника площадки принять у себя мероприятие, готовность идти навстречу  организаторам и желание показать себя  с лучшей стороны: все–таки, принимая делегатов мероприятия, собственник создает себе реноме и должен быть заинтересован в успешном его проведении не меньше, чем организатор