Сокращение без потерь

Научно доказано, что комфортная организация офисного пространства приводит к повышению мотивации, вовлеченности сотрудников в рабочий процесс  и, как следствие, к повышению эффективности и производительности. По данным  исследований, проведенных University of  Warwick's Economic Research Institute, сотрудники, которые довольны рабочим  пространством и считают его максимально комфортным, на 12 % более продуктивны и эффективны в своей работе. В то время как менее комфортная рабочая среда  уменьшает эти показатели на 10 %. Для оптимизации офисного пространства есть  несколько рекомендаций, которые применимы практически для любого офиса.

Специалисты в один голос призывают отказаться от коридорно–кабинетной системы в пользу пространства с открытой  планировкой (open space). «Самое эффективное пространство с точки зрения оплаты арендной стоимости — это open space,  — считает Виталий Носач, управляющий партнер FLAI Group. — До сих пор многие  компании сидят в кабинетных системах,  в которых конечно же можно рассадить  меньше сотрудников». Это происходит  за счет того, что большую часть полезной  площади съедают конструкции капитальных перегородок.

Сделав выбор в пользу открытой планировки  офиса, стоит продумать зоны, где будут проводиться мероприятия, требующие приватности. «Можно организовать небольшие переговорные, где сотрудники могут спокойно поговорить по телефону, провести встречу или поработать в неформальной обстановке, — развивает идею open space Марина Пузанова, руководитель направления  офисной недвижимости  Knight Frank St. Petersburg.  — Такие переговорные  при помощи мобильных  конструкций могут трансформироваться в конференц–залы, таким образом,  у одного пространства появляется сразу несколько  функций».

Реализовать идею многофункциональных зон,  например для проведения быстрых переговоров без выделения места под отдельную переговорную, помогут мебельные элементы с эффектом звукопоглощения.

В тех сферах, где это возможно, бизнес–сообщество постепенно отказывается от жестко ограниченного рабочего времени, так  как многие сотрудники сегодня работают в режиме 24 / 7. Поэтому еще одним способом эффективного пространства можно  назвать тенденцию по отказу от постоянного рабочего места, закрепленного  за сотрудником, что позволяет уменьшить количество рабочих станций  и влечет за собой использование нестандартных  решений. Например, несколько рабочих мест можно заменить одним большим столом для индивидуальной или коллективной работы, который может трансформироваться,  создавая различные конфигурации для удобства  всех категорий сотрудников. Или внедрить систему, по которой сотрудники  пользуются рабочими местами по скользящему графику.

Такой подход значительно экономит рабочее пространство и делает его более демократичным. «Схема, когда сотрудник работает по определенному  графику в офисе с частичной работой из дома, уже  применяется в российских  компаниях, в частности  в Москве», — говорит Виталий Носач.

Также работа в офисе может строиться по принципу мобильных рабочих станций: когда личное рабочее место перемещается вместе с сотрудником, то есть работник лично выбирает место, соответствующее его текущим потребностям и темпу работы. «Отсутствие строгой привязки сотрудника к рабочему месту позволяет психологически сменить обстановку  и окружение, — считает Вадим Кондрашев,  архитектор и руководитель архитектурного бюро Archido. — В таких офисах взаимодействие сотрудников компании строится на основе взаимного доверия. За счет  создания зоны для коммуникаций всех  групп сотрудников и простоты использования рабочих мест увеличивается инициатива и творческое мышление коллектива, и, как следствие, производительность офиса повышается в разы».

Отсутствие закрепленного за сотрудником места требует внедрения изменений не только функциональных, но и технологических. Вся бумажная информация  в таком офисе должна быть переведена  в цифровой формат, чтобы максимально  освободить рабочие поверхности, необходимая документация может храниться в едином архиве, к которому возможен легкий доступ всего коллектива.

Эффективное пространство невозможно без разумных мебельных решений. «Нужно использовать только рациональную  рабочую поверхность, — считает Марина Пузанова. — Например, сотрудникам не всегда нужны крупногабаритные столы или подкатные тумбочки, в которых  зачастую хранятся только личные вещи.  Также рекомендуется использование мебельных систем хранения для разделения групп сотрудников и зонирования пространства. В результате используемая  и необходимая для хранения материалов площадь сохраняется, но в горизонтальной плоскости одно рабочее место занимает  меньше места». Формирование групп рабочих столов по системе,  когда столы расставляются группами по четыре– шесть единиц, позволяет  сэкономить полезную площадь за счет уменьшения  площади проходов, в отличие от отдельных рабочих мест с обходом по периметру.

«Преимущества такого варианта еще и в лучшем визуальном восприятии за счет меньшего количества  ножек столов и правильного складирования проводов, — рассуждает Виталий Носач, — и опять же четкое и правильное планирование пространства,  когда столы не каждый  повернут к стене, а стоят  в ряд».

По мнению Марины Пузановой, эффективной работе офиса в условиях сокращения места будут способствовать и такие меры, как трансформация бизнес–процессов, оптимизация отделов и департаментов (объединение, реструктуризация) и вывод  архивов на более дешевые арендные площади.