Плюсы и минусы стандартных продуктов для малых и средних предприятий

Малые предприятия заинтересованы в минимальном, но в то же время эффективном расходовании средств на информационные технологии.

Что из стандартных продуктов в наибольшей степени отвечает этой потребности и подходит для автоматизации бизнеса?

Что обычно подразумевают под малым бизнесом? Предпринимательскую деятельность в небольших масштабах. Под малыми предприятиями понимаются физические лица, занятые предпринимательством без образования юридического лица, а также небольшие коммерческие организации. Большинство крупных поставщиков и ведущих исследовательских фирм, работающих с рынком малого бизнеса, определяют такие компании по количеству человек, работающих в них: «компания со штатом менее 100 человек». Иногда такой бизнес называют «домашним».

Культура бизнеса в России меняется: руководители теперь стали все больше интересоваться вопросами управления предприятия, а не только его доходами. Если предприятие ориентировано на рост – необходимо заниматься планированием, контролем и улучшением деятельности, а не просто считать деньги.

Существует стереотип: чтобы автоматизировать подобную организацию, необходим существенный бюджет. Это не так. Для малого бизнеса автоматизация – мероприятие минимальное по затратам, и быстро окупаемое. Для таких фирм достаточно типовой конфигурации какой-либо ИТ системы и доработка практически не требуется.

Самой популярной системой с открытым кодом и возможностью настройки под клиента является система программ

«1С: Предприятие 8», которая была создана на основе многолетнего опыта, в качестве массового универсального продукта без дополнительной или с минимальной дополнительной доработкой.

Профессиональная версия этой программы, как большой конструктор: может дорабатываться и изменяться под необходимые функции до бесконечности.

Разработать можно все, что захочет фирма. Например, автоматическую рассылку счет-фактур по почте или размещение своего логотипа на документах.

Для малого бизнеса также существуют базовые версии программ с отсутствием возможности доработки. Это значит, что программист не сможет изменить или дополнить функционал программы, тем не менее, в такой программе есть все необходимые стандартные функции, которых вполне достаточно, и которые подходят для малого предприятия любой отрасли.

На такой версии может работать только один пользователь. Если со временем перестанет хватать функционала этой версии, то можно сделать апгрейд – поменять данную версию на профессиональную, доплатив лишь разницу в стоимости. На сайте «1С» можно ознакомиться с примерами успешных внедрений и получить подробное описание и отзывы пользователей. 

Существует несколько типовых конфигураций:

«1С: Бухгалтерия 8» – программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку стандартной отчетности. Этот тип программы подходит скорее для бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей, применяющих обычную или упрощенную систему налогообложения. Она предназначена для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» – это программа для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Предназначена для организации эффективной работы персонала.

В «1С: Управление торговлей 8» – в отличие от «1С: Торговля и склад 7.7» – появились функции управления. Таким образом, программа теперь предназначена для руководителей, потому что в ней добавилась масса средств для анализа текущей ситуации на предприятии. Кроме того, программа обладает простым языком и интерфейсом для людей, не разбирающихся в тонкостях и терминах бухгалтерского учета. В программе также есть удобная возможность автоматически предоставлять и формировать отчет по текущей ситуации, который может пересылаться на почту – быть доступным в любом месте. В отчете могут содержаться любые необходимые данные – от планирования и продажи закупок до показателей деятельности (включая прибыль).

Все отчетные данные можно получить в наглядной графической форме, а конфигурация содержит множество полезных функций:

— функцию анализа текущего состояния заказов («Анализ заказов»);

— возможность оперативного расчета прибыльности заказа покупателя, чтобы отслеживать скидки и наценки;

— для сопоставления данных плановой и фактической прибыли и себестоимости предназначен отчет «Продажи по оплате за период»;

— функционал ценообразования (автоматическое обновление информации о ценах поставщиков, отпускных ценах предприятия, автоматическое назначение скидок по дисконтным картам или за объемы продаж, формирование прайс-листа с отпускными ценами);

— финансовый результат за месяц (прибыль);

— информация о состоянии складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией;

— создание любых специализированных отчетов с необходимым уровнем детализации.

Подводя итоги, еще раз стоит упомянуть плюсы типовой конфигурации 1С:

— универсальна;

— автоматически создает разнообразные отчеты для анализа;

— автоматически создает печатные формы по первичной бухгалтерии;

— типовые конфигурации, по сути, содержат в себе набор лучших практик работы предприятия. В этой связи, устанавливая такую систему у себя, заказчик получает «инструкцию» для организации своего бизнеса;

— незамедлительная польза. К примеру, планирование платежей в «1С: Управление торговлей 8» (платежный календарь) – если внедрить типовую функциональность, то можно будет наглядно проследить улучшение управления денежными средствами в короткий промежуток времени;

— практика показывает, что конфигурации «1С: Предприятие 8» реже требуют обслуживания. Пользователи не вызывают программиста и не зависят от него, а звонят на линию консультации. Некоторые компании имеющий статус «1С: Франчайзи» предоставляют бесплатные линии консультаций и некоторое бесплатное количество часов на обучение, потому что цены на программу едины по всей России, и меняются только цены и бонусы за обслуживание.

Минусы:

— необходимо обучение всех пользователей программы (чаще приглашенный консультант обучает основного пользователя, а затем тот учит остальных). В среднем на обучение требуется несколько часов. В комплекте с программой находится книга с описанием типовой конфигурации и диск. В программе также есть встроенная справка, облегчающая работу с программой;

— если говорить об «1С: Управление торговлей 8», то обновлять такую программу практически не требуется. А вот «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» – обновлять необходимо регулярно. Универсальные решения хоть и готовые, но постоянно изменяются, дорабатываются, или фиксируют изменения в законодательстве. Существует специальное обслуживание: ежемесячно программу можно обновлять на сайте или с помощью диска. Пользователь может делать это сам – все обновления устанавливаются автоматически с диска ИТС или через Интернет.