Организация архивного делопроизводства. Правила управления документацией, требования, предъявляемые к документообороту. Новый перечень типовых управленческих архивных документов

Слушатели семинара получат представление о современных требованиях хранения документов в архиве организации, познакомятся  с порядком проведения экспертизы ценности документов и отбора их на хранение и уничтожение, подготовятся к проведению обработки документов архива, составлению описей дел, актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, архивных справок, выписок и другой  учетной архивной  документации.

Программа семинара:

1 день:

1. Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.

Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449).

2. Архив организации.

Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.

Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.

3. Требования к помещению архива.

Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов

4. Комплектование архива документами структурных подразделений.

Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.

5. Проверка наличия и состояния документов в архиве.

Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.

6. Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.

Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы.

7. Основные учетные документы архива.

Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация   дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации.

8. Требования к формированию и оформлению дел.

Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.

9. Номенклатура дел организации.

Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел  и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.

10. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.

11. Использование документов архива.

Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

12. Технологии внеофисного и электронного хранения документов

Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде

13. Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.

На основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.

2 день:

1. Современный архив ー электронный архив.

Понятие и функции современной системы электронного архива. Проблемы и причины их возникновения, оценка рисков при работе с архивными документами. Функции и возможности системы современного архива электронных документов.

2. Нормативно-правовая база для создания системы электронного архива.

Обзор Федеральных законов, нормативно-правовых актов и рекомендаций, регулирующих деятельность организаций при создании и внедрении систем электронного архива.

3. Процессный подход к управлению документами в электронном архиве.

Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации. Классический и процессный подход к управлению электронными документами. Управление бизнес-процессами: понятие и примеры настройки. Движение электронного документа и его жизненный цикл.

4. Этапы создания электронного документа в архиве.

Организация сканирования документов. Распознавание. Идентификация и маркировка документов.

5. Обзор современных систем работы с электронным архивом.

Функциональный состав современных систем электронного архива (Documentum, Directum, Carabi, DocsVision, 1C и др.). Сравнение систем на реальных примерах. Принципы выбора системы для организации электронного архива.

6. Проектирование системы электронного архива.

Проблемы и решения. Подготовка технического задания на разработку и внедрение системы. Создание технического проекта: структура документа и практикум по созданию. Обоснование стоимости системы и способы сокращения затрат.

7. Придание юридической значимости электронному документу.

Понятие электронной цифровой подписи и обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭЦП.

8. Подготовка к внедрению системы.

Методика внедрения системы электронного архива на предприятии. Приемка разработанной системы электронного архива. Создание команды внедрения. Пилотное тестирование. Перечень знаний для успешного внедрения.

9. Оцифровка бумажного архива.

Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Придание юридической значимости документам. Организация процесса передачи оцифрованных документов.

10. От электронного архива к созданию корпоративной информационной системы управления предприятием.

Дальнейшее развитие внедренной системы электронного архива. Оптимизация внутренних бизнес-процессов. Обзор примеров внедрений.

Участникам семинара предоставляется именной сертификат об участии.